Kişisel Verilerin Korunması Kanunu Kapsamında Bilgilendirme ve Aydınlatma Metni

Kişisel verilerinizin, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla hareket eden ULUSLARARASI NAKLİYECİLER DERNEĞİ (“UND” ve/veya “DERNEK”)  tarafından hangi kapsamda işlenebileceği ve kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak bilgilendirme yapmak amacıyla Bilgilendirme ve Aydınlatma Metni hazırlanmıştır.

Tanımlar

Açık Rıza

Belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirilmeye dayanan ve özgür iradeyle açıklanan rızadır.

Anonim Hale Getirme

Kişisel verilerin, başka verilerle eşleştirilerek dahi hiçbir surette kimliği belirli veya belirlenebilir bir gerçek kişiyle ilişkilendirilemeyecek hale getirilmesidir.

Kişisel Veri

Kimliği belirli veya belirlenebilir gerçek kişiye ait her türlü bilgidir.

Özel Nitelikte Kişisel Veri

Irk, etnik köken, siyasi düşünce, felsefi inanç, din, mezhep veya diğer inançlar, kılık kıyafet, dernek vakıf ya da sendika üyeliği, sağlık, cinsel hayat, ceza mahkûmiyeti ve güvenlik tedbirleriyle ilgili veriler ile biyometrik ve genetik veriler özel nitelikli verilerdir.

Kişisel Verinin İşlenmesi

Kişisel verilerin tamamen veya kısmen otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla elde edilmesi, kaydedilmesi, depolanması, muhafaza edilmesi, değiştirilmesi, yeniden düzenlenmesi, açıklanması, aktarılması, devralınması, elde edilebilir hâle getirilmesi, sınıflandırılması ya da kullanılmasının engellenmesi gibi veriler üzerinde gerçekleştirilen her türlü işlem.

Kurul

Kişisel Verileri Koruma Kurulu

Veri İşleyen

Veri sorumlusunun verdiği yetkiye dayanarak onun adına kişisel veri işleyen gerçek ve tüzel kişidir.

Veri Sorumlusu

Kişisel verilerin işlenme amaçlarını ve vasıtalarını belirleyen, verilerin sistematik bir şekilde tutulduğu yeri (veri kayıt sistemi) yöneten kişi veri sorumlusudur.

Amaç, Kapsam ve Değişiklikler

UND  (“DERNEK”) 6698 Sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında temel ilkeler ve uygulama prensiplerinin belirlenmesi amacını gütmektedir.

KVKK'ya uygun olarak hazırlanan bu metin mevcut ve potansiyel iş ilişkisi içerisnde bulunduğumuz kişiler, Dernek üyelerimiz, çalışanlarımız ile işbirliği içinde olduğumuz kurumların çalışanları, hissedarları ve yetkililerinin ve üçüncü şahısların otomatik olan ya da herhangi bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla işlenen tüm kişisel verilerine ilişkin olup, DERNEK'in KVKK ve ilgili yönetmelikte yapılacak değişikler doğrultusunda, işbu metinde değişiklik yapma hakkı saklıdır.

Kişisel Verilerinizi Toplamamızın Yöntemi ve Hukuki Sebebi

Kişisel verileriniz üyelik/eğitim/etkinlik başvurunuz sırasında ve/veya sonrasında yazılı ve/veya sözlü olarak ve/veya elektronik ortamda tarafımıza iletmiş olduğunuz, sağlık bilgileri de dahil olmak üzere özel nitelikli kişisel verilerinizi de içeren her türlü bilgi ve belgeyi ifade etmekte olup, bu bilgiler fiziki ve dijital ortamda saklanmaktadır. Kişisel verileriniz, KVKK tarafından öngörülen temel ilkelere uygun olarak, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları kapsamında işbu “Aydınlatma Metni”nde belirtilen gerçek ve tüzel kişiler ile aşağıda yer alan amaçlarla yurt içinde ve yurt dışında işlenebilmekte ve aktarılabilmektedir.

Kişisel Verilerin Toplanması, İşlenmesi ve İşleme Amaçları

Kişisel verileriniz, yasal çerçevede kalmak kaydıyla, Dernek tarafından faaliyetlerine bağlı olarak otomatik ya da otomatik olmayan yollarla, Dernek birimleri, internet sitesi, sosyal medya mecraları, mobil uygulamalar ve benzeri vasıtalarla sözlü, yazılı ya da elektronik olarak toplanabilecektir.

Kişisel verileriniz, öncelikle Dernek amaçlarının gerçekleştirilmesi için irtibat halinde olduğumuz tüm kişi, kurum, dernek üyeleri, çalışanlarımız ve doğrudan ve dolaylı olarak hukuki ilişki içerisinde olduğumuz kişilerin kişisel verileri otomatik veya otomatik olmayan yollarla derneğimiz kayıtlarına girmektedir. DERNEK'e üyeliğinizin oluşturulması, UND'nin sağladığı hizmetlerden faydalanmanız, Dernek ile iş ilişkisi içinde bulunan kişiler ile irtibat sağlanması, sözleşme ilişkisi içine girilmesi, çalışanların kişisel verileri de yasada belirtilen sınırlamalar dahilinde kişisel verilerinin işlenmesi amaçlarıyla KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları dâhilinde işlenecektir.

Açık Rızanız Doğrultusunda İşlenecek Kişisel Veriler ve İşleme Amacı

KVKK'nın 5. ve 6. maddesinde belirtilen kişisel veri işleme amaçlarının karşılanamadığı durumlarda kişisel verilerinizi açık rızanızı temin ederek işlemekteyiz. Bu doğrultuda üyelerimizin, çalışanlarımızın, iş ortaklarımızın ve dernek faaliyetlerine iştirak eden eğitmenler dahil tüm katılımcıların adı-soyadı, iş bilgileri, iletişim bilgileri gibi kişisel verileri, sosyal medya platformlarında üyelere yönelik tanıtım ve bilgilendirmelerin yapılması amacıyla verilecek onay doğrultusunda işlenebilecek ve paylaşılabilecektir.

Kişisel Verilerin İşlenmesinde Uygulanacak İlkeler

DERNEK, kişisel verilen toplanması, işlenmesi ve analiz edilmesinde aşağıdaki ilkeleri benimsemiştir.

a. Hukuka ve Dürüstlük Kurallarına Uygun Faaliyette Bulunma

DERNEK, veri sahiplerinin haklarının korunması için kişisel verileri hukuka uygun ve adil bir şekilde toplayarak, işleyecektir. Bu faaliyetlerin yürütülmesinde orantılılık ve gereklilik ilkeleri göz önünde bulundurulacaktır.

b. Amaca Özel Kısıtlama

Kişisel veri yalnızca verilerin toplanmasından önce tanımlanmış amaçlar için işlenebilir. Amaca ilave değişimler yalnızca sınırlı ölçüde ve gerekçelendirmeyle mümkündür.

c. Şeffaflık ve Aydınlatma

Veri sahipleri, kişisel verilerinin toplanması ve işlenmesi öncesinde KVKK'da öngörülen şekli ile bilgilendirilmelidir.

d. Veri Ekonomisi

Kişisel verinin işlenmesinden önce, amaca ulaşmak için işlemin gerekli olup olmadığı ve hangi kapsamda gerekli olduğu belirlenmelidir. Amacın kabul edilebilir ve orantılı olduğu durumda anonim ya da istatistiki veri kullanılabilir.

e. Kişisel Verilerin Silinmesi

İlgili kanunlarda kayıt saklama yükümlülükleri ve ispat için gerekli kayıt tutma işlemleri için öngörülen sürelerin sona ermesinden sonra artık gerekli olmayan kişisel veri silinmekte veya yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir.

f. Doğruluk ve Veri Güncelliği

Kişisel verilerin doğru, tam ve biliniyor olması halinde güncel olması zorunludur. Doğru olmayan veya eksik olan verilerin silinmesi, düzeltilmesi, tamamlanması veya güncellenmesi sağlanmalıdır.

g. Gizlilik ve Veri Güvenliği

Kişisel veri gizli bilgi olarak saklanmalı ve muhafaza edilmelidir. Kişisel veriler yetkisiz erişimi, yasal olmayan işlemleri, paylaşımı, yanlışlıkla kaybolmayı, değiştirilmeyi veya tahrip edilmeyi engellemek için gerekli idari ve teknik tedbirler alınarak korunmalı ve kişisel seviyede gizli tutulmalıdır.

Çalışanlara ait kişisel verilerin işlenmesine ilişkin prensipler

İş sözleşmesinin kurulması, uygulanması ve sonlandırılmasına kadar geçen süreçte çalışanlara ait kişisel verilerin toplanması ve işlenmesi zorunludur. Bunlar için çalışanların ayrıca açık rızaları alınmayabilir. Potansiyel çalışan adaylarının da kişisel verileri iş başvurularında işlenmektedir. Adayın iş başvurusunun reddi halinde, başvuru sırasında elde edilen kişisel verileri sonraki bir seçim aşaması için uygun veri saklama süresi kadar muhafaza edilmekte, bu sürenin sonunda silinmekte, yok edilmekte veya anonim hale getirilmektedir. 

Telekomünikasyon ve internet: Telefon donanımları, e-posta adresleri, Dernek içi ağlar ile birlikte intranet ve internet, DERNEK  tarafından öncelikli olarak işle ilgili görevler için sağlanmaktadır. Bunlar, çalışma araçları ve DENEK  kaynaklarıdır. Bu araçlar yasal düzenlemelere ve DERNEK  iç yönetmeliklerine uygun olarak kullanılmalıdır. BT altyapısına veya bireysel kullanıcılara karşı saldırıları önlemek için DERNEK  ağına geçişlerde, teknik açıdan zararlı içerikleri bloke eden veya saldırıların modellemesini analiz eden koruyucu önlemler alınmaktadır. Telefon donanımlarının, e-posta adreslerinin, intranetin/ internetin ve/veya Dernek içi sosyal ağların kullanımı, güvenlik nedenlerinden dolayı belirli bir süre saklanmaktadır. Bu verilerin kişiyle ilgili değerlendirmeleri ancak somut bir şüphenin var olması halinde yapılmaktadır. Bu kontroller ilgili departmanlar tarafından sadece ölçülülük prensibinin korunması şartıyla yerine getirilmektedir.

Erişim Yasağı: DERNEK, yasal yükümlülükler, meşru menfaatleri ve çalışanlarının açık rızaları ile topladığı kişisel verileri, bunların toplanma amaçları ile uygun olarak işlemekte, korumakta ve muhafaza etmekte azami gayreti göstermekte, kişisel verileri yalnızca ilgili çalışanları ile paylaşmaktadır. Çalışanların görev tanımları kapsamında yerine getirdikleri işler ve DERNEK'in açık yazılı yetkilendirmesi olmadığı hallerde erişim izni veya gereği olmayan kişisel veriler ile ilgili olarak gerçekleştirdikleri her türlü iş ve işlem ile ilgili olarak ilgili çalışanın şahsi sorumluluğuna gidilecek bu nedenle yasal tedbirler alınacaktır. Bu nedenle çalışanların, kişisel verilerin hukuka aykırı olarak açıklanmaması ve paylaşılmaması konularında bilgilendirilip uyarılmalı, çalışanların güvenlik politika ve prosedürlerine uymaması durumunda disiplin hükümleri uygulanacaktır.

Kişisel Veri Sahibinin KVKK’nın 11. maddesinde Sayılan Hakları

KVKK'nın “İstisnalar” başlıklı 28. maddesinde öngörülen haller saklı kalmak kaydıyla, KVVK'nın 11. maddesi çerçevesinde haklarınız; UND'ye başvurarak, kişisel verilerinizin;

• Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
• Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
• Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
• Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• KVKK'ya ve ilgili diğer kanun hükümlerine uygun olarak işlenmiş olmasına rağmen, işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması hâlinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
• Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

İşlenen Kişisel Verilerin Kimlere ve Hangi Amaçla Aktarılabileceği

Toplanan kişisel verileriniz, UND'ye üyeliğinizin oluşturulması ve devamı, UND'nin sağladığı hizmetlerden faydalanmanız, UND'nin etkinlik ve organizasyon yönetimi süreçleri ile UND'nin üyelerine özel olarak sağladığı faydalardan yararlandırılmanız gibi amaçlar dâhil olmak üzere UND'nin yürüttüğü faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için ilgili birimlerimiz tarafından gerekli çalışmaların ve buna bağlı süreçlerin yürütülmesi, UND tarafından sunulan ürün ve hizmetlerin ilgili kişileri faydalandırmak için gerekli çalışmaların ilgili birimler tarafından yapılması ve ilgili süreçlerin yürütülmesi ile UND'nin ürün ve hizmetlerine yönelik tanıtım faaliyetlerinin yürütülmesi amaçlarıyla iş ortaklarımıza, tedarikçilerimize, kanunen yetkili kurum ve kuruluşlara ve özel kişilere, keza yasada belirlenen ve çalışanlarımız ile ilgili olabilecek aktarımlar hukuka ve dürüstlük kuralına uygun bir şekilde KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde belirtilen kişisel veri işleme şartları ve amaçları çerçevesinde aktarılabilecektir.

Yukarıda belirtilen haklarınızı kullanmak için talebinizi, yazılı veya Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nun belirlediği diğer yöntemlerle UND'ye iletebilirsiniz. Yapacağınız yazılı başvuru kapsamında kimliğinizi tespit edici gerekli bilgiler ile Kanun'un 11. maddesinde belirtilen haklardan kullanmayı talep ettiğiniz hakkınıza yönelik açıklamalarınızı içeren talebinizi “Etiler Mahallesi, Nispetiye Caddesi, Seheryıldızı Sokak, No: 12 / Beşiktaş 34337 – İstanbul” adresine bizzat elden iletebilir, noter kanalıyla veya KVKK'da belirtilen diğer yöntemler ile gönderebilirsiniz.